研究費による物品・役務の発注と検収に関する方針

【目的】

（1－1）

研究費の不正使用防止の観点から、物品・役務の発注と検収の体制を整備し、研究費の適正な使用を確保する。

【対象研究費】

（2－1）

公的研究費を含む研究費全般を対象とする。

【発注】

（3－1）

研究室は、研究費の執行状況を的確に把握するため、物品・役務の発注段階において支出財源を特定して発注するものとする。うち物品を発注する際は、他の資金と区分けし、物品を発注する際に研究費であることを取引業者へ伝える。

（3－2）

研究室による発注の範囲は、１個又は１式の金額が30万円（税込）以下のものとする。それを超えるものについては事務局 施設課へ発注を依頼し、事務局 施設課が発注を行うこととする。

（3－3）

ただし、公的研究費以外の研究費による発注については、１個又は１式の金額が100万円（税込）以下のものは、従来のとおり研究室において発注を行うことを可とする。

（3－4）

物品のうち機器又は備品について、１個又は１式の金額が100万円（税込）を超える場合、少なくとも３社から見積書を取り、発注先決定後、物品供給契約書（事務局 施設課所定の様式でも可）を取引業者と交わすこととする。

【検収担当部署】

（4－1）

原則として、事務局 経理課が対象物品・役務の検収を行う。

【通常検収】

（5－1）

取引業者は、研究費で発注を受けた対象物品は、検収を受けるために事務局 経理課へ搬入する。

（5－2）

事務局 経理課職員は、取引業者が搬入した対象物品について、事務局 経理課窓口で検収を行い、納品物が適正であることの確認ができれば、納品書に事務局 経理課の検収印を押す。

（5－3）

取引業者は、事務局 経理課の検収を受けた後、各研究室へ納品を行う。なお、通常検収時間は、平日9:00～17:00とする。

【通常検収以外の検収】

（6－1）

以下のものは、通常検収とは別に検収を行うこととする。

• ・現場での据付・調整・修理・改造等が必要なものや大型のものでやむを得ない物品。
• → 事務局 経理課又は事務局 施設課職員が現場にて検収を行う。
• ・立替払いで購入した物品、本学生活協同組合で購入した物品、郵送で直接研究室に配送される物品。
• → 事務局 経理課窓口にて検収を行う。
• ・動物実験施設に納品される物品。
• → 動物実験施設にて検収を行う。
• ・アイソトープ実験施設で開封される物品。
• → アイソトープ実験施設にて検収を行う。
• データベース・プログラム・デジタルコンテンツ開発・作成、機器の保守・点検などの役務。
• → 役務による成果物、若しくは成果が確認できるなんらかのものを事務局 経理課が確認し検収する。（別表：各種役務の検収事例　参照）

（6－2）

ただし、公的研究費以外の研究費により購入する対象物品・役務は、例外検収として従来のとおり各研究室において検収を行うことを可とする。

【研究費支払い処理】

（7－1）

事務局 経理課は、研究費で発注した対象物品・役務について、納品書等に上記による検収が行われていることの確認がとれたものに限り支払い処理を行う。

【納品物の保管】

（8－1）

原則として、事務局では納品物の保管を行わない。

（8－2）

やむを得ない理由により、一時的に事務局での保管が必要になる場合は事前に事務局 経理課へ申し出ることとし、取引業者へもその旨を伝えておくこととする。ただし、冷凍物や冷蔵物等、特殊な保管環境を要する物は、事務局では一時的であっても一切保管は行わないこととする。

【その他】

（9－1）

研究室へ納品された事務局検収対象物品の納品書に、事務局 経理課の検収印が無い場合（取引業者が誤って直接納品した場合等）は、研究室検収者が納品の点検を必ず行い、速やかに事務局 経理課の検収を受けることとする。

（9－2）

取引業者は原則として、物品の受注・納品についての誓約書を大学に提出するものとする。

（9－3）

その他、不都合が生じるものについては個別に事務局 経理課と協議の上対応し、研究に支障が生じないようにする。

【別表】

各種役務の検収事例